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Wie kommuniziere ich korrekt mit meiner Professorin/meinem Professor?

„Hey Prof!“ Wenn eine Mail so anfängt, sehen manche Lehrende schon rot. Wie es richtig geht, erfahrt ihr hier.

„Hey Prof, wann ist denn heute das Seminar?“ oder „Hallo Herr Meier, ich konnte letzte Woche nicht zum Seminar kommen. Können sie mir mal die Themen zusammenfassen?“ Skurrile Beispiele studentischer E-Mails, die gar nicht so selten vorkommen, wenn man sich unter Lehrenden umhört. Das sind keine Faux pas – sondern solche Mails können das Verhältnis zur Professorin oder zum Professor nachhaltig stören. Dabei ist es gar nicht so schwer, einen halbwegs guten Eindruck zu hinterlassen. Man muss nur ein paar Dinge beherzigen.

Professor Bernd Kuhfuss hat schon einige studentische Mails erhalten, die ihn nicht gerade fröhlich gestimmt haben. Der Leiter des Bremer Instituts für Strukturmechanik und Produktionsanlagen legt Wert auf Höflichkeit. Als Professor für Produktionstechnik möchte er seinen Studierenden das Rüstzeug mit auf den Weg geben, das sie im Arbeitsleben brauchen. „Ich halte meinen Studierenden stets einen kleinen Vortrag über die Grundregeln der Höflichkeit, wenn ich wieder mal eine E-Mail bekomme, die mit ‚Hallo Herr Kuhfuss‘ anfängt,“ sagt der Professor. „Mir ist bewusst, dass Ingenieure hier etwas konservativer reagieren als ‚progressivere‘ Fachbereiche.“ Er würde es sich verbitten, geduzt zu werden. Auch die flapsige Anrede „Prof“ ist für ihn nicht akzeptabel: „Sind wir schon so weit, dass man derart schnoddrig miteinander umgeht?“ Auch sei es wichtig, auf die Rechtschreibung zu achten, da sie einen Eindruck von der Arbeitsweise und Sorgfalt vermittele.

„Liebe Grüße, Tim.“

Es sei auch schon vorgekommen, dass ein Studierender seine Mail mit „Liebe Grüße, Tim“ beendet habe. „Das irritiert schon“, erzählt Kuhfuss. Sein Kollege habe von einem Studenten eine Mail erhalten, in der stand: ‚Wenn Sie das tun würden, wäre das absolut süß von Ihnen!‘ „Da muss man schon fast lachen – ich möchte aber dafür sensibilisieren, dass es im Berufsleben nicht ganz so locker zugehen wird, wie man sich das vielleicht vorstellt. Auch heute noch müssen Sie, wenn Sie sich bei einem größeren Unternehmen bewerben, ein Assessment-Center durchlaufen, mit Abendessen und Tischgespräch. Da wird man genau beobachtet.“

„Hallo Herr Müller“ - Umgangsformen für das Berufsleben entscheidend

Professor Kuhfuss hat eine Mission: Er will seine Studierenden in jeder Hinsicht fit für das Berufsleben machen. „Ein großer Teil unserer Absolventinnen und Absolventen landet in Industrieunternehmen, dort gelten, zumindest bei älteren Vorgesetzten, noch die tradierten Höflichkeitsregeln.“ Schnell kann die Karriere Schiffbruch erleiden, bevor sie begonnen hat, wenn man den Herrn Direktor Dr. Müller mit „Hallo Herr Müller“ anspricht. Klingt übertrieben? „Nein“, sagt Professor Kuhfuss, „weil Dr. Müller dem jungen Menschen nicht Unwissenheit, sondern Absicht unterstellt.“

Flip-Flops oder Halbschuhe – was ist für das Gespräch über die Masterarbeit wohl geeigneter?
© Helder Almeida/AdobeStock

Mit Flip-Flops in die Sprechstunde? Geht gar nicht!

Also lieber die Antennen ausfahren, so der Tipp des Professors, der seine Studierenden dazu anhält, ihre Umgebung richtig einzuschätzen. „Wenn ein Student mit kurzer Hose und Flip-Flops in meine Studienberatung kommt, dann geht das gar nicht. Ich habe ihm das gesagt und damit war es für ihn klar.“ Ein anderer Fall: „Wenn jemand in mein Büro kommt und sich sofort auf einen Stuhl setzt, das geht auch nicht. Es wirkt einfach unhöflich.“

Termine einhalten oder rechtzeitig absagen

Stefanie Averbeck-Lietz, Professorin für Kommunikations- und Medienwissenschaft, hat weniger mit schrägen Anreden oder anderen Unhöflichkeiten zu tun: „Was häufiger vorkommt ist, dass vergebene Telefontermine oder Zoom-Termine nicht abgesagt werden. Das ist vor allem für andere Studierende von Nachteil, weil die Termine dann verfallen.“ Das kennt Bernd Kuhfuss ebenfalls. „Wenn jemand zur mündlichen Prüfung nicht erscheint, dann ist das ärgerlich, weil wir umsonst warten und uns vorbereitet haben.“ Er hat aber festgestellt, dass viele Studierende dankbar sind, wenn sie auf solche Fehler hingewiesen werden.

Den richtigen Zeitpunkt wählen

Wer seine Lehrende oder seinen Lehrenden anspricht, sollte unbedingt auch das Timing berücksichtigen und den richtigen Zeitpunkt wählen.
Der Psychologie-Professor Hans-Christian Waldmann wünscht sich, dass Studierende erkennen, dass ihr Anliegen eines unter mehreren ist, dass es also wichtig sei, „die Relevanz des eigenen Anliegens in Relation zur Belastung des Gegenübers zu erkennen und zu respektieren.“ Mit anderen Worten: „Für den individuellen Studierenden liegt das eigene Anliegen immer und alleinig im Fokus, aus meiner Perspektive als Vorsitzender des Masterprüfungsausschusses ist es eines unter dreißig am Tag.“

Noch schnell eine Mail an den Prof raushauen – nicht immer die beste Idee!
© Dekodoyjaidee/Adobe Stock

Dazu gehöre auch, die Work-Life-Balance des Gegenübers zu respektieren, so Waldmann: „Wenn ein Studierender sagt: ‚Ich habe Ihnen doch eine E-Mail geschickt‘. Wenn das aber nachts um 2:30 Uhr für das Seminar am selben Morgen um 8:00 geschehen ist, dann ist diese Form der elektronischen Kommunikation alles andere als gelungen.“

Verständnis für sein Gegenüber und Humor können nicht schaden

Damit die Kommunikation zwischen Studierenden und Lehrenden gelingt, hält Professorin Stefanie Averbeck-Lietz zwei Dinge für entscheidend: Kommunikation auf Augenhöhe sowie Klarheit, mit der man sein Anliegen vorträgt. Aber auch: „Zu erkennen, dass Menschen wie ich, die im Semester 300 bis 400 verschiedene Studierende betreuen, nicht immer sofort und ad hoc erreichbar sind. Das Verständnis für sein Gegenüber ist wichtig, das wird auch im späteren Beruf so sein.“

Einen kleinen Tipp, der fürs Studium wie fürs Leben gilt, hat die Kommunikations-Professorin noch: „Humor kann bisweilen auch nicht schaden. Und man sollte nicht alles persönlich nehmen. Wenn die Kommunikation mal schiefläuft, dann sollte man darüber reden, warum das so ist.“

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