© Meike Mossig / Universität Bremen
„Wir geben alles“
Wie die Uni-Verwaltung mit den Herausforderungen im Notbetrieb umgeht. Wir haben nachgefragt und geben einige Einblicke.
Die Universität Bremen ist seit dem 23. März im Notbetrieb. Abstands- und Hygieneregeln haben oberste Priorität, um die Verbreitung des Coronavirus einzudämmen. Für die Arbeit der Hochschulverwaltung ist das eine Herausforderung. Nicht alle Aufgaben können im Homeoffice erledigt werden. Zudem arbeiten Teams stark reduziert, weil viele wegen der Schul- und Kitaschließungen Sonderurlaub genommen haben oder zu Risikogruppen gehören. Unkonventionelle Lösungen müssen her. Sie bringen aber auch Chancen mit sich.
Wer zurzeit ein Anliegen beim Zentralen Prüfungsamt (ZPA) hat, muss Wartezeit einplanen. „Wir geben alles, um den vielen Anfragen gerecht zu werden“, versichert Tina Hoffmann, Leiterin des ZPA. „Weil wir stark ausgedünnt sind, geht alles langsamer, da bitten wir um Geduld.“ Ein Drittel von Hoffmanns 21 Mitarbeitenden hatte seit dem 23. März Sonderurlaub, um Kinder im Kita- oder Kindergartenalter zu Hause zu betreuen. Der Rest des Teams arbeitet als Team A und B zur Hälfte auf dem Campus und zuhause, um die potentielle Ansteckungsgefahr so gering wie möglich zu halten. Normalerweise bietet das ZPA persönliche Sprechstunden an. Zurzeit ist das undenkbar. Trotzdem versuchen die Mitarbeitenden jeden Tag die wichtigsten Anfragen zu beantworten. „Das gesamte Team arbeitet wirklich gut“, sagt Hoffmann. „Dafür bin ich sehr dankbar.“
Chance für Digitalisierung
Mitte April endete zum Beispiel die Bewerbungsfrist für das Lehramtsreferendariat. „Da gab es viele Nachfragen“, so Hoffmann. Besonders groß sei die Not und Verunsicherung der Studierenden gewesen, als im März wegen der Coronapandemie alle Prüfungen abgesagt werden mussten. Da kamen Hoffmann und ihr Team kaum hinterher bei der Beantwortung der Anfragen. „Wir sind dann auch so eine Art Sorgentelefon.“ Alle hätten durchgeatmet, als die Eilentscheidungen des Rektors kamen und zum Beispiel Prüfungstermine sowie die Abgabefrist für Bachelor- und Masterarbeiten verschoben werden konnten. „Wir müssen uns jetzt nach und nach neue Wege erschließen“, so Hoffmann. „Zurzeit arbeiten wir an einem Konzept, wie wir unter den Abstands- und Hygieneregeln irgendwann wieder Sprechstunden anbieten können.“ Die Leiterin des ZPA sieht in der Krise aber auch Chancen. Sie könne die Digitalisierung der Verwaltung vorantreiben. „Zurzeit nehmen wir zum Beispiel alles digital an.“ Das wäre vor der Corona-Krise undenkbar gewesen.
© Meike Mossig / Universität Bremen
Keiner soll arbeitslos werden
Weil viele Mitarbeitende für ihre jüngeren Kinder Sonderurlaub genommen haben, hat auch die Personaldezernentin Simone Blaschke die vergangenen Wochen mit zum Teil nur 30 Prozent ihres Teams bestritten. Homeoffice ist in diesem Bereich kaum möglich. Denn der Großteil der Dezernatsaufgaben wird mit dem Datenverarbeitungsverfahren PuMa (Personalverwaltung und -management) bearbeitet. Dies darf aus Sicherheitsgründen, die das Bremer Finanzressort vorgibt, nur an der Universität genutzt werden. Gleiches gilt für das an der Universität genutzte System SAP, mit dem zum Beispiel Rechnungen überwiesen werden. Zudem war es auch in den Zeiten der Pandemie undenkbar, dass sensible Personaldaten oder Personalakten im Homeoffice bearbeitet werden. „Mitarbeitende können auch in diesen Zeiten auf den Personal-Datenschutz vertrauen“, versichert die Personaldezernentin.
Als die Universität in den Notbetrieb ging, gab es für sie und ihr Team klare Prioritäten: Alle rund 3.500 Mitarbeitenden der Universität sollten weiterhin ihr Gehalt pünktlich bekommen und keiner sollte arbeitslos werden. „Wir haben zum Start des Sommersemesters viele Arbeitsverträge zu bearbeiten, die neu geschlossen oder verlängert werden müssen“, erläutert sie. Schnelle Lösungen mussten her, damit zum Beispiel Arbeitsverträge kontaktfrei unterschrieben werden konnten. Und so wurde kurzerhand auch der Raum der Zahlstelle genutzt, weil es dort eine Plexiglasscheibe mit Durchreiche gibt. Ein Auszubildender der Uni-Tischlerei baute schnell eine transparente Schiebetür für das Team, damit persönliche Termine bei dringendem Bedarf möglich sind. „Es ist toll, wie sich hier alle als ein Team engagieren, damit der Uni-Betrieb unter diesen Bedingungen weiterlaufen kann“, sagt Simone Blaschke.
Kein Risiko eingehen
Oberste Priorität hat für Simone Blaschke auch das Corona-Management. Ihr Bereich ist für die Kommunikation mit dem Gesundheitsamt zuständig. Bei ihr werden die Infizierungen an der Universität gemeldet, sie muss die Kontaktketten zurückverfolgen und mit den betroffenen Personen sprechen. Dies erfordert viel Zeit für Recherchen und Telefonate. Sie ist erleichtert, dass die Infektionszahlen durch den Notbetrieb stark zurückgegangen sind auf dem Campus. Die maximale Zahl lag am 24. März 2020 bei 156 präventiven Isolierungen und sechs Erkrankungen. Bereits 14 Tage später und auch 14 Tage nach Beginn des Notbetriebs waren es nur noch sechs Personen, die sich in Isolierung befanden oder noch erkrankt waren. Zurzeit gibt es lediglich zwei Personen in präventiver Isolierung – dabei handelt es sich um Uni-Mitarbeitende, die in den vergangenen zwei Wochen aus dem Ausland zurückgekehrt sind (Anm. der Redaktion: Stand 23. April 2020).
Klar ist jedoch, dass man weiterhin vorsichtig bleiben muss. „Wir dürfen jetzt kein Risiko eingehen, um die Infektionskurve langfristig unten zu halten“, sagt sie. Deshalb sei es wichtig, die Abstands- und Hygieneregelungen weiterhin streng einzuhalten.
